Governo prorrogou o diploma que permite o envio de documentos por correiro eletrónico

Decreto-Lei n.º 16/2020

de 15 de abril

Sumário: Estabelece normas excecionais e temporárias destinadas à prática de atos por meios de comunicação à distância, no âmbito da pandemia da doença COVID-19.

A Organização Mundial de Saúde declarou, a 30 de janeiro de 2020, a situação decorrente da COVID-19 como uma emergência de saúde pública de âmbito internacional, classificando-a, a 11 de março de 2020, como pandemia internacional.

Através do Decreto do Presidente da República n.º 14-A/2020, de 18 de março, foi declarado o estado de emergência, com fundamento na verificação de uma situação de calamidade pública, abrangendo todo o território nacional, o qual foi renovado pelo Decreto do Presidente da República n.º 17-A/2020, de 2 de abril.

Em resposta a esta pandemia, que reclama um enorme esforço de todos no sentido de conter a propagação do vírus SARS-CoV-2, o Governo tem vindo a adotar um conjunto de medidas excecionais e transitórias.

Sendo desejável que, apesar de todas as limitações existentes, a economia continue a funcionar, importa viabilizar, tanto quanto possível, a prática de atos à distância, permitindo-se dessa forma agilizar a tramitação de processos urgentes nos julgados de paz, facilitar os pedidos de registo ainda não disponíveis online e dar continuidade aos procedimentos e atos de registo, e ainda assegurar a tramitação dos procedimentos conduzidos pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P. (INPI, I. P.)

No âmbito dos julgados de paz, consagra-se um regime excecional e temporário com vista a criar as condições necessárias para que estes tribunais prestem aos cidadãos e às empresas o serviço urgente que a lei lhes comete, possibilitando-se a utilização de meios de comunicação à distância, como o correio eletrónico, o telefone, a teleconferência ou a videochamada, para a prática de atos por todos os intervenientes no processo, incluindo juízes de paz e secretaria.

No que toca aos procedimentos e atos de registo, considerando as restrições vigentes em matéria de atendimento presencial, para os casos em que não exista a possibilidade de efetuar pedidos de registo online disponibiliza-se aos cidadãos mais um canal desmaterializado de atendimento dos serviços de registos assente no correio eletrónico.

Excecionalmente e com vista a facilitar a vida dos cidadãos, para além dos meios eletrónicos de pagamento existentes, admite-se o pagamento por cheque não visado ou vale postal, para que o cidadão não se veja impedido de efetuar os pedidos de registo por correio eletrónico.

Por fim, e no âmbito dos procedimentos conduzidos pelo INPI, I. P., prevê-se a obrigatoriedade de utilização, pelos interessados, dos serviços online deste Instituto, bem como a possibilidade da prática de notificações através de correio eletrónico.

Assim:

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente decreto-lei estabelece medidas excecionais e temporárias de resposta à pandemia da doença COVID-19, destinadas a permitir a prática de atos por meios de comunicação à distância no âmbito de:

a) Processos urgentes que corram termos nos julgados de paz;

b) Procedimentos e atos de registo;

c) Procedimentos conduzidos pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P. (INPI, I. P.)

Artigo 2.º

Comunicações eletrónicas

1 – As comunicações por correio eletrónico efetuadas pela secretaria dos julgados de paz, pelos juízes de paz, pelos conservadores de registos, pelos oficiais de registos e pelos funcionários do INPI, I. P., ao abrigo do presente decreto-lei são realizadas através do endereço eletrónico disponibilizado, respetivamente, pelo Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., pelo Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.), e pelo INPI, I. P.

2 – As entidades referidas no número anterior acusam, pela mesma via, a receção das mensagens de correio eletrónico que lhes sejam dirigidas.

CAPÍTULO II

Julgados de paz

Artigo 3.º

Processos urgentes nos julgados de paz

1 – Para a prática de atos em processos urgentes que corram termos nos julgados de paz, podem ser utilizados, pelos intervenientes processuais, pelo juiz de paz e pela secretaria, meios de comunicação à distância, como o correio eletrónico, o telefone, a teleconferência ou a videochamada.

2 – Cada um dos julgados de paz, através do juiz de paz coordenador ou de quem o substitua, informa a Direção-Geral da Política de Justiça, por correio eletrónico, sobre o horário e as modalidades de atendimento ao público disponíveis no julgado de paz durante a vigência do presente decreto-lei, e sobre os meios de contacto disponibilizados para efetivação das comunicações referidas no número anterior, para efeitos da sua divulgação ao público pelo Ministério da Justiça.

3 – As autarquias e comunidades intermunicipais parceiras do Ministério da Justiça na instituição dos julgados de paz devem assegurar a prestação de informação aos utilizadores destes tribunais, por telefone, correio eletrónico e através do seu sítio na Internet, sobre o horário e as modalidades de atendimento ao público disponíveis nos julgados de paz e os respetivos contactos, designadamente para os efeitos previstos no n.º 1.

CAPÍTULO III

Registos

Artigo 4.º

Pedido de registo por meios eletrónicos

1 – Os pedidos de registo civil, de veículos, comercial e predial que não possam ser efetuados online através do sítio na Internet do IRN, I. P., podem ser enviados para o endereço de correio eletrónico do respetivo serviço de registo, ou por outra via eletrónica que seja definida pelo conselho diretivo do IRN, I. P.

2 – O disposto no número anterior é igualmente aplicável à interposição de recurso hierárquico das decisões de recusa da prática de atos de registo nos termos requeridos.

3 – Os endereços de correio eletrónico dos serviços de registo são disponibilizados para consulta no sítio na Internet do IRN, I. P.

4 – Os pedidos referidos no n.º 1 e o recurso a que refere o n.º 2 são efetuados mediante requerimento assinado eletronicamente pelos intervenientes com recurso ao cartão de cidadão, à chave móvel digital ou a outra modalidade de assinatura eletrónica qualificada que, preferencialmente, cumpra os requisitos aplicáveis aos selos temporais qualificados.

5 – Quando seja disponibilizado no sítio na Internet do IRN, I. P., formulário para o efeito, o requerimento a que se refere o número anterior é apresentado utilizando esse formulário.

6 – O pagamento dos emolumentos devidos deve ser feito previamente à remessa do pedido de registo, devendo o requerente instruir o pedido com o respetivo comprovativo.

7 – Os pedidos de registo enviados nos termos do presente artigo devem ser apresentados no livro diário, depois de comprovado o pagamento dos emolumentos devidos, e antes da apresentação dos pedidos de registo efetuados pelo correio.

8 – Os documentos comprovativos de dados na posse da Administração Pública, destinados à instrução de pedido de registo, devem ser dispensados sempre que o respetivo titular requeira a utilização do mecanismo previsto no n.º 2 do artigo 4.º-A da Lei n.º 37/2014, de 26 de junho, na sua redação atual.

9 – Sem prejuízo do disposto no número anterior, é aceite o envio da digitalização de documentos originais em suporte de papel, por quem tenha competência para certificação de fotocópias atribuída por lei, e ainda pelos gerentes, administradores e secretários das sociedades comerciais ou civis sob forma comercial que intervenham no ato mediante a aposição de assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão ou chave móvel digital com recurso ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP).

10 – Quando seja possível efetuar o pedido de registo online através do sítio na Internet do IRN, I. P., o envio de pedidos de registo nos termos do presente artigo é causa de rejeição da apresentação ou do pedido.

Artigo 5.º

Pagamento de emolumentos devidos pelos atos de registo pedidos por meios eletrónicos

O pagamento dos emolumentos devidos pelos atos de registo cujo pedido não possa ser efetuado online através do sítio na Internet do IRN, I. P., pode ser efetuado através dos meios eletrónicos disponíveis, designadamente com recurso a referência de pagamento disponibilizada pelo serviço de registo e ainda, a título excecional, por cheque sacado sobre entidade com representação em Portugal ou por vale postal, em moeda em curso em Portugal.

Artigo 6.º

Pedidos de registo efetuados online por sociedades comerciais ou civis sob forma comercial

Sem prejuízo da competência para certificação de fotocópias atribuída por lei a outras entidades, para efeitos de submissão online de pedidos de registo em que sejam interessadas sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, os respetivos gerentes, administradores e secretários podem, quando os promovam, certificar a conformidade dos documentos eletrónicos por si entregues, através do sítio na Internet, com os documentos originais, em suporte de papel.

Artigo 7.º

Natureza urgente de atos de registo comercial

Os registos de constituição de sociedades, aumento e redução de capital e a designação de gerentes têm natureza urgente.

Artigo 8.º

Registo posterior de propriedade de veículos adquirida por contrato verbal de compra e venda

O registo posterior de propriedade de veículos adquirida por contrato verbal de compra e venda pode ser efetuado com base em requerimento subscrito apenas pelo vendedor ou pelo comprador enviado por via postal, desde que a outra parte tenha efetuado, previamente, a declaração online.

Artigo 9.º

Dispensa de entrega de certificado de matrícula

Nos pedidos de registo sobre veículos enviados por via postal é dispensada a entrega do certificado de matrícula anterior.

Artigo 10.º

Declaração direta de nascimento em pedidos de nacionalidade portuguesa

1 – Após a decisão que autorize o registo ou conceda a nacionalidade portuguesa, a declaração verbal do nascimento atributiva da nacionalidade, ou a declaração verbal do nascimento em pedido de aquisição da nacionalidade portuguesa sempre que o assento por inscrição se mostre necessário, é substituída por declaração enviada por correio eletrónico para o endereço eletrónico da conservatória onde o pedido da nacionalidade se encontra a aguardar o respetivo registo, de acordo com o modelo de mensagem de correio eletrónico disponibilizado para o efeito no sítio na Internet do IRN, I. P., ou através de formulário, disponível nesse mesmo sítio na Internet.

2 – Para o efeito, a conservatória onde se encontra pendente o pedido da nacionalidade portuguesa elabora o projeto do assento de nascimento, com os elementos resultantes dos documentos que instruíram o pedido, e procede ao seu envio para o endereço eletrónico do declarante ou requerente indicados no processo.

3 – O declarante ou requerente verifica os elementos de identificação constantes do projeto e pela mesma via, responde à conservatória, confirmando esses elementos ou identificando concretamente os elementos que devem ser alterados no projeto e os documentos que instruíram o pedido e que comprovam essa alteração.

4 – Recebida a confirmação do declarante ou requerente, a conservatória elabora o respetivo assento de nascimento com a menção especial de que foi efetuado com base na declaração prestada por via eletrónica e da data da sua receção.

5 – Quando o declarante ou requerente comunicar inexatidões do projeto, comprovadas pelos documentos que instruíram o pedido, a conservatória procede à necessária retificação e elabora o assento de nascimento nos termos do número anterior.

6 – A conservatória comunica ao interessado, por mensagem de correio eletrónico, o número e ano do assento confirmado, remetendo, em anexo, cópia do assento em formato a definir por despacho do membro do Governo responsável pela área da justiça.

7 – A mensagem de correio eletrónico de confirmação do projeto do assento de nascimento pelo declarante ou requerente é documento instrutório do pedido da nacionalidade.

Artigo 11.º

Registo de óbito

1 – O falecimento de qualquer indivíduo ocorrido em território português deve ser declarado através de mensagem de correio eletrónico a enviar para o endereço eletrónico de qualquer conservatória do registo civil, sendo disponibilizado no sítio na Internet do IRN, I. P, um modelo de mensagem, de utilização facultativa, bem como o modelo de auto de declarações de óbito e de verbete estatístico, a remeter em anexo à mensagem, depois de preenchidos com os elementos conhecidos.

2 – A conservatória verifica a existência do certificado médico de óbito no Sistema Integrado de Registo e Identificação Civil e confronta os elementos dele constantes com os declarados na mensagem de correio eletrónico, procedendo ainda às averiguações a que se refere o n.º 3 do artigo 201.º do Código do Registo Civil.

3 – Não se verificando desconformidades, é elaborado o auto de declarações de óbito e o assento de óbito.

4 – A conservatória pode enviar ao declarante, em formato a definir por despacho do membro do Governo responsável pela área da justiça, cópia dos documentos referidos no número anterior, por mensagem de correio eletrónico, para que este, também pela mesma via, confirme a sua exatidão ou aponte as inexatidões a serem corrigidas.

5 – Confirmados o assento de óbito e o auto de declarações de óbito, é enviada ao declarante uma mensagem de correio eletrónico comunicando que o assento foi lavrado, contendo em anexo cópia do assento de óbito, em formato a definir por despacho do membro do Governo responsável pela área da justiça.

6 – As autoridades públicas aceitam, para todos os efeitos legais, designadamente como guia de enterramento, cópia da mensagem de correio eletrónico e do assento de óbito anexo.

7 – São arquivadas no processo de óbito cópias de todas as mensagens de correio eletrónico.

Artigo 12.º

Isenção emolumentar

É isento de emolumentos o suprimento de deficiências referente a pedidos de registo efetuados online ou ao abrigo do disposto no presente decreto-lei e a todos os processos associados à emissão do SCAP por gerentes, administradores e secretários das sociedades.

Artigo 13.º

Notificações dos conservadores de registos e dos oficiais de registos

As notificações da competência de conservadores de registos e oficiais de registos podem ser efetuadas por correio eletrónico:

a) Por iniciativa do serviço de registo, sem necessidade de prévio consentimento, quando o pedido ou contacto inicial tenha sido estabelecido por aquela via, ou através do sítio na Internet do IRN, I. P., para o endereço indicado pelo interessado;

b) Mediante o consentimento prévio do notificando, nos restantes casos, podendo este ser obtido por contacto prévio por correio eletrónico.

CAPÍTULO IV

Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P.

Artigo 14.º

Serviços online

Todos os atos solicitados junto do INPI, I. P., devem ser apresentados exclusivamente através dos serviços online disponíveis no sítio na Internet do INPI, I. P.

Artigo 15.º

Notificações do Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P.

A notificação de quaisquer atos administrativos ou diligências promovidas pelo INPI, I. P., no âmbito de procedimentos por este conduzidos, pode ser efetuada por correio eletrónico, utilizando-se para o efeito, quando aplicável, os endereços que os interessados tiverem comunicado em fases anteriores dos procedimentos.

CAPÍTULO V

Disposições finais

Artigo 16.º

Produção de efeitos

O artigo 5.º do presente decreto-lei, no que se refere à referência de pagamento disponibilizada pelo serviço de registo, produz efeitos a 17 de abril de 2020.

Artigo 17.º

Entrada em vigor e vigência

O presente decreto-lei entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação e vigora até 30 de junho de 2020.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 9 de abril de 2020. – António Luís Santos da Costa – Francisca Eugénia da Silva Dias Van Dunem.

Promulgado em 11 de abril de 2020.

Publique-se.

O Presidente da República, Marcelo Rebelo de Sousa.

Referendado em 13 de abril de 2020.

O Primeiro-Ministro, António Luís Santos da Costa.