Novas regras da distribuição nos Tribunais

Novas regras da distribuição nos Tribunais

Entraram em vigor no dia 11 de maio as novas regras de distribuição dos processos nos tribunais judiciais.

A distribuição eletrónica é efetuada uma vez por dia, nos dias úteis, em horário fixo a definir pelo presidente do tribunal, sem prejuízo da realização de distribuições extraordinárias quando a urgência do processo o justifique.

Devem estar presentes na distribuição eletrónica o juiz, o administrador judiciário ou secretário do tribunal, o Ministério Público (MP) e um advogado.

Cada tribunal efetua a sua distribuição eletrónica, exceto no caso dos tribunais de comarca, em que é efetuada por núcleo. O tribunal publica a hora da distribuição ordinária na área de serviços digitais dos tribunais.

As operações de distribuição e registo do serviço judicial podem ser objeto de auditoria periódica a realizar pelo Conselho Superior da Magistratura, (CSM) mediante solicitação.

É ainda obrigatória a publicitação das decisões, das deliberações, dos provimentos e das orientações que podem condicionar as operações de distribuição, a fim de permitir o escrutínio efetivo do resultado das operações de distribuição.

O CSM divulgou, entretanto, as orientações de seleção e os critérios de tratamento da jurisprudência em matéria de pseudonimização das decisões judiciais com vista à sua publicação, por razões de transparência e inteligibilidade, a fim de uniformizar a prática e procedimentos adotados neste âmbito. Os critérios constam de um parecer aprovado em março (veja abaixo nas referências).

Segundo o previsto, no máximo, a partir de setembro, deverão ser progressivamente disponibilizadas novas funcionalidades que permitam praticar, ou agilizar a prática, dos atos previstos na presente portaria, nomeadamente a elaboração da ata que documenta as operações de distribuição. Seis meses após a disponibilização das funcionalidades o regime deverá ser alvo de uma avaliação por entidade independente.

Em outubro de 2021 entraram em vigor novos mecanismos de controlo da distribuição eletrónica dos processos judiciais e nos TAF.

Distribuição e intervenientes 

A distribuição dos atos processuais faz-se de forma eletrónica, através do sistema informático de suporte à atividade dos tribunais e não obsta a que se proceda a uma classificação manual prévia dos atos processuais quando não seja possível efetuar tal classificação de forma automática.

Os intervenientes nas distribuições, incluindo nas extraordinárias, são designados do seguinte modo:

  • o presidente do tribunal designa um juiz para presidir e um substituto, para os casos em que aquele se encontre impedido;
  • o magistrado do Ministério Público coordenador ou o magistrado do Ministério Público que assegure a coordenação do Ministério Público nos tribunais superiores designa um magistrado do Ministério Público para assistir e um substituto, para os casos em que aquele se encontre impedido;
  • o administrador judiciário ou o secretário do tribunal superior designa um oficial de justiça para secretariar e um substituto, para os casos em que aquele se encontre impedido;
  • a Ordem dos Advogados pode designar um advogado para assistir e um substituto, para os casos em que aquele se encontre impedido.

Caso haja necessidade de proceder a uma distribuição extraordinária, a hora e o local são comunicados, logo que possível, pela secretaria a quem caiba designar os intervenientes.

Antes de se iniciar a operação de distribuição o oficial de justiça informa os intervenientes do local onde podem ser consultadas as decisões, as deliberações, os provimentos e as orientações que condicionam as operações de distribuição efetuadas naquele tribunal.

As decisões, as deliberações, os provimentos e as orientações que condicionam as operações de distribuição são publicadas e mantidas atualizadas pelo presidente do tribunal na área de serviços digitais dos tribunais, acessível no endereço eletrónico https://tribunais.org.pt, conservando-se o seu histórico.

Finda a operação de distribuição, o sistema apresenta os respetivos resultados e, por determinação do juiz que preside, é desencadeada no sistema informático uma nova operação de distribuição, ficando consignado em ata o seu fundamento, quando:
forem distribuídos processos a juízes que se saiba estarem impedidos de neles intervir;
se verificar alguma irregularidade ou erro.

Nestes casos, a nova operação de distribuição abrange os processos e juízes relativamente aos quais se verificou a situação que a justifica. No caso de processos distribuídos a juízes impedidos, o sistema informático não permite que os processos sejam novamente distribuídos aos mesmos juízes.

Cabe ao juiz que preside declarar a conclusão das operações de distribuição.

O IGFEJ disponibilizou um vídeo com esclarecimentos sobre os condicionamentos na distribuição de processos a distribuição eletrónica de processos.
Aceda aqui ao vídeo Publicidade da hora, local e condicionamentos.

Tramitação eletrónica dos processos penais

A regulamentação da tramitação eletrónica dos processos penais nos tribunais judiciais de 1.ª instância é aplicável:

A partir da receção dos autos em tribunal relativos a:

  • saneamento do processo, recebidos no tribunal, em que o presidente se pronuncia sobre as nulidades e outras questões prévias ou incidentais que obstem à apreciação do mérito da causa, de que possa desde logo conhecer (NOVO),
  • julgamento em processo sumário,
  • saneamento em processo abreviado,
  • notificação e oposição do arguido em processo sumaríssimo,

Apenas no que respeita à distribuição por meios eletrónicos: 

  • aos atos processuais que careçam de intervenção jurisdicional até esse momento. (NOVO)

Tramitação eletrónica dos processos tutelares educativos

No que respeita à tramitação eletrónica dos processos tutelares educativos nos tribunais judiciais de 1.ª instância, é aplicável:
a partir da receção do requerimento para abertura da fase jurisdicional prevista na Lei Tutelar Educativa; e
aos atos processuais que careçam de intervenção jurisdicional até esse momento apenas no que respeita à distribuição por meios eletrónicos. NOVO

Tramitação da recusa de atos processuais eletrónicos

Tendo sido efetuada a distribuição eletrónica ou tendo sido os atos processuais praticados e apresentados eletronicamente, deve a unidade de processos verificar a ocorrência dos fundamentos de recusa da petição pela secretaria, nos termos do Código de Processo Civil, por:
não estar comprovado o pagamento prévio da taxa de justiça ou a concessão de apoio judiciário;
não estar redigida em língua portuguesa.

Havendo fundamento para a recusa deve a unidade de processos efetuar a notificação da mesma por via eletrónica.

Pauta e ata

A publicação dos resultados da distribuição por meio de pauta é efetuada durante um período de seis meses. (NOVO). Faz-se às 17 horas de Portugal continental, na área de serviços digitais dos tribunais.

A ata documenta:

  • a data da distribuição e as horas do seu início e fim;
  • a identificação da unidade central em que ocorreu a distribuição;
  • o nome e a função dos intervenientes;
  • as operações de distribuição efetuadas;
  • os impedimentos identificados, os respetivos motivos e os processos abrangidos;
  • a atribuição de um processo a um juiz e os respetivos fundamentos legais;
  • as informações que os intervenientes pretendam consignar.

Os resultados de cada operação de distribuição constam em anexo à ata.

Declarada a conclusão da distribuição, a ata é assinada pelo juiz, pelo MP, pelo oficial de justiça e pelo advogado.

Os algoritmos utilizados nas operações de distribuição são descritos em página informática de acesso público do Ministério da Justiça. Esta publicitação vai ter efeitos a partir de 11 de setembro.

Publicação de decisões

Nos termos avançados pelo CSM, os critérios e as regras devem ser tidos em consideração pelos juízes em relação a:

  • base de dados de tratamento de informação legal (ECLI);
  • todas as outras situações de publicação online de decisões judiciais dos Tribunais Comuns, independentemente das plataformas ou das bases de dados utilizadas para tal finalidade.

Os critérios de tratamento da jurisprudência a publicar devem ser tornados públicos e publicitados online juntamente com a jurisprudência publicada. Na seleção da jurisprudência a publicar, devem ser adotados critérios de seleção negativa para as decisões de todos os tribunais, com a consequente publicação tendencialmente universal de tais decisões.

Pode ser excluída a publicação de decisões em casos de exclusão da publicidade por força da Lei ou por determinação do juiz, nomeadamente, nos seguintes casos:
– Se os motivos em que se baseiam as decisões forem declarados de acordo com uma
cláusula de fórmula-tipo ou fórmula. Esta formulação padrão pode ser reconhecida por
módulos, tais como módulos de processamento de texto.
– Se disserem respeito a questões de prova que estão em conformidade com a jurisprudência já existente sobre a matéria.

Tratamento da jurisprudência a publicar e pseudonimização

As decisões são disponibilizadas online, de forma gratuita, de fácil acesso e tendo em conta a proteção de dados pessoais, com ocultação dos dados pessoais das partes e demais intervenientes, de acordo com critérios definidos internamente pelo CSM, tendo em vista a sua pseudonimização, que podem ser alterados ou ajustados se não forem suficientes para, em concreto, se proceder à pseudonimização da sentença ou do acórdão.

A pseudonimização deve ser sempre realizada sem prejudicar a legibilidade e a inteligibilidade da decisão. Pode ser efetuada de forma manual, semiautomática ou com recurso a inteligência artificial, devendo em qualquer caso, haver sempre lugar à revisão humana antes da publicação.

Deve ser realizada a enumeração dos dados pessoais que sejam pseudonimizados, por razões de consistência e de certeza jurídica, sem prejuízo da sempre necessária ponderação dos interesses em causa no caso concreto.

Na pseudonimização deve ser evitada a eliminação ou substituição total por pontos ou outros caracteres dos dados pessoais, pois este método de pseudonimização dificulta a compreensão do texto. A utilização de iniciais deve operar-se de modo aleatório, uma vez que o uso de iniciais com correspondência com o nome dos intervenientes processuais aumenta o risco de identificação de tais intervenientes.

A pseudonimização deve ter sempre presente o necessário equilíbrio entre os interesses privados e públicos, o que significa que, para casos especiais, deve sempre existir a possibilidade de desvio das regras de pseudonimização estabelecidas.

As decisões não pseudonimizadas devem ser protegidas por medidas técnicas e organizativas adequadas por forma a evitar uma violação de segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, a dados pessoais.

A recolha automatizada e o arquivo das decisões não pseudonimizadas compete exclusivamente dos tribunais como órgãos de soberania.

Os metadados devem ser pesquisáveis e fornecidos em formato estruturado de acordo com o standard aberto.

As sentenças e os acórdãos publicados são disponibilizados em formato XML ou outro semelhante e podem ser reutilizados, devendo ser fornecido um serviço web preferencialmente como REST.

Referências
Portaria n.º 86/2023 – DR n.º 61/2023, Série I de 27.03.2023
Seleção e pseudonimização das decisões Judiciais, Conselho Superior da Magistratura, 21.04.2023
Parecer do Conselho Superior da Magistratura, 31.03.2023
Lei n.º 55/2021- DR n.º 157/2021, Série I de 13.08.2021
Portaria n.º 280/2013. D.R. n.º 163, Série I de 2013-08-26, artigos 1.º, 16.º, 17.º e 18.º
Código de Processo Penal, artigos 311.º n.º 1, 386.º, 391.º-C, 396.º
Lei Tutelar Educativa, artigo 92.º-A
Código de Processo Civil, artigo 558.º alíneas f) e h)

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