Arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário

Portaria n.º 178/2023

de 27 de junho

A Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, veio regulamentar o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais.

Desde a entrada em vigor da portaria, foram já arquivados eletronicamente mais de 350 000 documentos e emitidas mais de 380 000 certidões eletrónicas. A franca utilização da plataforma eletrónica que estes números denotam tem permitido identificar oportunidades de melhoria, revelando-se oportuno introduzi-las na Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.

Assim, a presente alteração vem prever a possibilidade de arquivar eletronicamente outro tipo de documentos para além dos já previstos, ajustar os procedimentos de arquivo eletrónico nos casos em que ocorra um impedimento e aclarar a possibilidade de arquivar eletronicamente todo e qualquer documento que já se encontre arquivado no cartório em data anterior à da entrada em vigor da portaria sem qualquer custo, continuando a incentivar a digitalização de milhões de documentos que poderão circular em formato digital com o mesmo valor legal dos documentos em suporte de papel.

Esta alteração regulamentar será mais um passo para a transformação digital dos cartórios notariais que permitirá diminuir os custos para cidadãos e empresas, eliminar procedimentos burocráticos e promover a transformação digital dos serviços notariais.

Foi ouvida a Ordem dos Advogados, a Ordem dos Notários e a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução.

Assim:

Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Justiça, ao abrigo do disposto na alínea o) do artigo 3.º do Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, no n.º 1 do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e no n.º 1 do artigo 43.º-B do Código do Registo Predial, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 224/84, de 6 de julho, e no uso das competências delegadas pela Ministra da Justiça, através do Despacho n.º 7122/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 108, de 3 de junho de 2022, o seguinte:

Artigo 1.º

Objeto

A presente portaria procede à terceira alteração à Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, alterada pelas Portarias n.os 295/2021, de 13 de dezembro, e 119/2022, de 23 de março, que regulamenta o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais.

Artigo 2.º

Alteração à Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho

Os artigos 2.º, 3.º, 5.º, 10.º e 22.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 2.º

[…]

1 – […]

2 – Podem igualmente ser sujeitos a arquivo eletrónico, a pedido de qualquer interessado ou por iniciativa do notário:

a) […]

b) […]

c) […]

d) As públicas-formas eletrónicas de documentos físicos extraídas pelo notário, nos termos do n.º 1 do artigo 166.º do Código do Notariado, que contenham a declaração de conformidade com o original e sejam uma cópia de teor, total ou parcial, de documento exibido;

e) Os demais documentos de qualquer tipo arquivados no cartório.

Artigo 3.º

[…]

1 – […]

2 – Se, em virtude de dificuldades de caráter técnico respeitantes ao funcionamento da plataforma eletrónica a que se refere o artigo seguinte ou outro impedimento de força maior, não for possível realizar o arquivo, este facto deve ser expressamente declarado na plataforma eletrónica logo que cessar o impedimento, em campo criado para o efeito, indicando o motivo do impedimento, o tipo de documento a arquivar, a data e a hora da sua elaboração e a identificação da entidade que o elaborou, devendo o arquivo eletrónico ser efetuado nas 72 horas seguintes ou logo que cesse o impedimento.

Artigo 5.º

[…]

1 – […]

2 – […]

3 – […]

4 – […]

5 – Devem ser registados no momento de arquivamento os dados relativos ao livro em que o documento foi lavrado ou ao maço em que se encontra fisicamente arquivado, devendo os restantes dados ser registados em prazo a definir pela entidade gestora, de acordo com os prazos legais aplicáveis.

Artigo 10.º

[…]

1 – […]

2 – […]

a) […]

b) […]

c) […]

d) Agentes de execução, no âmbito da prossecução das suas atribuições, quando autorizados pelo juiz do processo.

3 – […]

Artigo 22.º

[…]

Os documentos arquivados nos cartórios em data anterior à da entrada em vigor da presente portaria podem ingressar no arquivo eletrónico por iniciativa do notário titular do respetivo arquivo físico, podendo a Ordem dos Notários determinar, por regulamento, a isenção do pagamento, pelos notários, das taxas a que se refere o artigo 16.º»

Artigo 3.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

O Secretário de Estado da Justiça, Pedro Luís Ferrão Tavares, em 23 de junho de 2023.